Serie: Konzepte für Warenwirtschaft und Nachbestellung (3)

Strukturierte Materialwirtschaft mit wenigen Mausklicks

Dank spezieller Softwareprogramme bedarf es nur weniger Mausklicks, um die gesamte Materialwirtschaft zu strukturieren und zu vereinfachen. Wie das funktioniert, zeigen die Beispiele im dritten Teil der Serie Konzepte für Warenwirtschaft und Nachbestellung.


Eine professionelle, digitale Warenwirtschaft macht die Nachbestellung mit wenigen Mausklicks zu einer sicheren Angelegenheit. ©Böll


Ein Softwareprogramm übernimmt in aller Regel die Bestandsbuchungen bei Zugang oder Entnahme der Materialien, wodurch eine permanente Lagerkontrolle ermöglicht wird. Zusätzlich bieten einige Programme einen Überblick über die zurückliegenden Bestellzeitpunkte oder die Mindesthaltbarkeitsdaten. Wird der individuell definierte Nachbestellbestand erreicht, erfolgt automatisch eine Erinnerung. Üblicherweise ist dieser Meldebestand, der sich am durchschnittlichen Verbrauch, der Lagerkapazität und der Lieferzeit orientiert, frei konfigurierbar. Professionelle Systeme erkennen sogar, ob sich eventuell noch Produkte mit kurzem Haltbarkeitsdatum im Lager befinden und warnen entsprechend.

Theoretisch ist diese Methode optimal, um die Beschaffungsprozesse zu strukturieren, Kosten zu senken und damit die Wirtschaftlichkeit der Praxis zu erhöhen. Damit der IT-gestützte Ansatz aber auch tatsächlich funktioniert, muss einige Zeit in die Vorbereitung investiert werden. Eine Anfangsinventur und die Konfiguration der Artikel lassen sich nicht vermeiden, die Ausgaben für die erforderliche Hard-und Software sind dahingegen überschaubar. Darüber hinaus bedarf es in der täglichen Praxis einer gewissen Anwendungsdisziplin und Konsistenz. Wird beides eingehalten, liefern solche Systeme wertvolle Daten, die sich statistisch auswerten lassen und damit eine umfassende Übersicht über die Materialbewegungen, den Verbrauch und den Einkauf abbilden. Optional ist bei einigen Systemen auch die Zuordnung der verwendeten Materialien zum Patienten nach den Vorgaben des MPG möglich.

Leider wird in der Hektik des Praxisalltags die Lagerentnahmebuchung oftmals „vergessen“. Die im System hinterlegten und die tatsächlich im Lager vorhandenen Bestände stimmen in diesem Fall nicht mehr überein. Die Folge: Die Nachbestell-Erinnerung erfolgt zu spät, was zu Bestandsengpässen und im schlimmsten Fall zu Behandlungsausfällen führen kann – ganz zu schweigen von der Frustration beim Team. Trotz der unbestreitbaren Vorteile einer strukturierten Materialwirtschaft mithilfe spezieller Software nutzen aktuell nur vergleichsweise wenige Praxen dauerhaft ein solches Profisystem.

Visuelle Erinnerungsstütze und Nachbestellhilfen: das „Apotheken-Prinzip“

Über ein Jahrhundert ist es inzwischen her, seit Apotheken ein analoges System eingeführt haben, das noch bis heute dabei helfen kann, von jedem Medikament eine ausreichende Stückzahl auf Lager zu halten. Das Prinzip ist erstaunlich simpel: In den Schubladen wird, je nach individueller Handhabe, vor die dritt-, zweit- oder letzte Einheit der einzelnen Artikel ein kleines Kärtchen mit der Produktbezeichnung gesteckt. Sobald dieses bei der Entnahme sichtbar wird, ist dies das Signal für eine Nachbestellung.

Diese Methode lässt sich in modernisierter Form auch auf die heutige Zahnarztpraxis übertragen – und zusätzlich mit der mittlerweile gängigen Materialbestellung im Internet verbinden. Hier dient ebenfalls eine visuelle Markierung als Erinnerungsstütze: in Form einer mit einem Barcode versehenen Lagerkarte, die zwischen die Packungen gesteckt wird, oder durch ein selbstklebendes Barcodeetikett, das auf dem Regalboden an der Stelle unter der Ware angebracht wird, die dem Meldebestand entspricht. Wird die Markierung durch die Lagerentnahme sichtbar, sollte das Produkt nachgekauft werden. Die Barcodes können via Scanner oder Handy erfasst und die Bestellung anschließend am PC weiterbearbeitet und abgeschlossen werden. Dabei sind Funktionen, wie ein Packungsform übergreifender Preisvergleich der Produkte und eine optisch unterstützte Porto-Optimierung von großem Vorteil.

Programm nur so gut wie der Anwender

Ganz gleich, welche Methode der Materialwirtschaft und Nachbestellung in der Praxis aktuell angewandt oder zukünftig angestrebt wird: Jedes System ist nur so gut, wie seine Anwender. Das gesamte Personal sollte daher zunächst die Wichtigkeit einer funktionierenden Warenwirtschaft verstehen – sei es aus Gründen der Wirtschaftlichkeit oder schlicht für reibungslose Arbeitsabläufe. Neben der „traditionellen“ Bestellvorbereitung mit Zetteln und der Profi-Variante mit IT-Systemen sind zusätzlich eine ganze Reihe an Misch- und Sonderformen entstanden. Letztlich ist es eine Frage der individuellen Ansprüche, welche Methode die richtige für die jeweilige Praxis ist. Für eine detaillierte Dokumentation der Lagerbewegungen und eine lückenlose Zuordnung zu den Patienten ist eine Bestandsführung mithilfe einer Profi-Software unumgänglich. Geht es nur darum, die Nachbestellung zu vereinfachen, genügen visuelle Markierungen als Nachbestellhilfe. Ideal ist dabei die direkte Anbindung an ein Preisvergleichsportal. Die klassische „Zettelwirtschaft“ mit ihrem recht hohen Fehlerpotenzial ist hingegen eher ein Auslaufmodell und längst nicht so praktikabel, wie es den Anschein macht. Daher ist diese Methode nicht nur überholt, sondern auch nicht empfehlenswert.

Der Autor: Seit mehr als 25 Jahren ist Horst Lang bei AERA im Kundenservice und Vertrieb tätig und hat damit nicht nur die Entwicklung im Dentalmarkt miterlebt, sondern durch die Nähe zum Kunden viel Know-how über die Abläufe in der Zahnarztpraxis gesammelt. In Fachvorträgen teilt der Vertriebsleiter regelmäßig sein Wissen über die Warenwirtschaft und Materialbeschaffung.