Finanzen

Steuern sparen mit dem Praxis-Pkw?

Wie kann ein Zahnarzt seinen Pkw am besten absetzen? Diese Frage taucht immer wieder beim Steuerberater auf. Die Antwort hängt jedoch von vielen Faktoren ab. Denn nicht immer ist es günstiger, ihn dem Praxisvermögen zuzuordnen. Hier ein Überblick der steuerlichen Behandlung des eigenen oder geleasten Pkw.

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Wann ist der Pkw des Zahnarztes Praxis-, wann Privatvermögen? Um dies bestimmen zu können, müssen zunächst die Fahrten analysiert werden. Nutzt der Zahnarzt sein Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent für Fahrten, die mit der zahnärztlichen Tätigkeit zusammenhängen – zum Beispiel für Fahrten zu OP-Einrichtungen, Fortbildungen, Bank oder Steuerberater –, ist das Auto „notwendiges Betriebsvermögen“. Das bedeutet, der fahrbare Untersatz gehört zwingend zum Praxisvermögen. Dabei zählen zu den betrieblichen Fahrten auch die zwischen Wohnung und Praxis.

Pkw-Nutzung: privat oder betrieblich?

Erfolgt die Nutzung des Fahrzeugs dagegen zu mehr als 90 Prozent für private Zwecke, gehört dieses wiederum zur Privatsphäre. Und liegt die betriebliche Nutzung zwischen zehn und 50 Prozent, kann der Zahnarzt wählen, ob der Wagen im Privatbesitz bleiben oder in das Praxisvermögen übernommen werden soll.

Was bedeutet das nun im Einzelnen? Bleibt der Pkw im Privatvermögen, können nur die betrieblich veranlassten Fahrtkosten in der Gewinnermittlung der Praxis abgezogen werden. Die Summen für den Kauf und ein Gewinn oder Verlust durch den Verkauf werden steuerlich nicht erfasst. Wird das Auto dagegen dem Praxisvermögen zugeordnet, sind Verkauf oder die Überführung des Pkws in den Privatbereich, zum Beispiel durch eine Schenkung an ein Familienmitglied, steuerpflichtige Vorgänge. Nutzt der Zahnarzt den Pkw auch privat, muss hierfür ein Nutzungsvorteil im Rahmen der Praxis versteuert werden.

Man sollte also ermitteln, in welchem Umfang der Pkw tatsächlich für private und betriebliche Fahrten genutzt wird. Dafür ist es im ersten Schritt nötig, die Fahrten über einen repräsentativen Zeitraum von mindestens drei Monaten aufzuzeichnen, um zu sehen, wie hoch die einzelnen Nutzungsanteile sind. Dabei ist ein Zeitraum dann repräsentativ, wenn er das „normale“ regelmäßige Fahrverhalten widerspiegelt. Das bedeutet, es sollte sich nicht um Monate handeln, in denen eine lange private Urlaubsfahrt geplant oder besonders viele, weit entfernte Fortbildungen besucht werden. Formlose Aufzeichnungen über drei Monate sind für eine erste Einstufung vollkommen ausreichend. Es muss also kein Fahrtenbuch geführt, sondern die Fahrten sollten lediglich notiert werden, beispielsweise in einer Excel-Tabelle oder auf einem Zettel. Aufzuschreiben ist der Kilometerstand zu Beginn und zum Ende des Aufzeichnungszeitraums. Zudem müssen die betrieblichen Fahrten jeweils mit Anlass und gefahrenen Kilometern aufgezeichnet werden. Hieraus ermittelt sich dann ein Nutzungsanteil für den Praxisbereich – inklusive der Fahrten zwischen Wohnung und Praxis – sowie für den Privatbereich. Die Aufzeichnungen sind nur zu wiederholen, wenn man die Fahrzeugklasse wechselt oder sich die Verhältnisse ändern, zum Beispiel durch einen Umzug.

Was kann man als Praxiskosten ansetzen?

Kommt dabei heraus, dass der Pkw zu mehr als 50 Prozent für die Praxis genutzt wird, kann der Zahnarzt grundsätzlich alle Posten, die für das Fahrzeug anfallen, als Praxiskosten ansetzen. Dazu gehören unter anderem Benzin, Autowäsche, Kfz-Steuer, Versicherung, Leasingkosten, Reparaturen, Garagenmiete und Abschreibung, in der Regel über sechs Jahre. Im Gegenzug muss diesen Kosten aber ein Betrag gegengerechnet werden, der die private Nutzung ausgleicht. Für die Ermittlung des Werts der Privatnutzung gibt es zwei Möglichkeiten: die pauschale Ein-Prozent-Regelung und die exakte Fahrtenbuchmethode.

Die Ein-Prozent-Regelung: Am bequemsten ist die pauschale Ein-Prozent-Regelung, da der Zahnarzt sich hierbei nach Ablauf des repräsentativen Zeitraums von drei Monaten nicht mehr um regelmäßige Aufzeichnungen zu seinen Fahrten kümmern muss. Bei dieser Methode wird pauschal ein Prozent des inländischen Bruttolistenpreises, einschließlich Sonderausstattung wie Navigationsgerät und Umsatzsteuer, des Fahrzeugs im Zeitpunkt der Erstzulassung monatlich als Praxiseinnahme erfasst – und zwar unabhängig davon, ob es sich um einen Neu- oder Gebrauchtwagen handelt. Bei Elektrofahrzeugen findet eine pauschale Minderung des Listenpreises um die Kosten für das Batteriesystem statt.

Im Ergebnis werden die Pkw-Kosten also wieder gekürzt. Zusätzlich zu der Privatnutzung des Pkws werden steuerlich noch Korrekturen für die Wege zwischen Wohnung und Praxis vorgenommen. Die Fahrtkosten des täglichen Arbeitswegs sollen für alle Steuerpflichtigen – egal ob sie selbstständig oder angestellt sind – nur in Höhe der sogenannten Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer steuerlich ansetzbar sein. Technisch wird dieses Ergebnis in mehreren Schritten erreicht:

1. Ermittlung eines pauschalen Werts für diese Fahrten in Höhe von monatlich 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises für jeden Entfernungskilometer (einfache Strecke) zwischen Wohnung und Praxis

2. Ermittlung der Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer und Arbeitstag

3. Ermittlung der Differenz zwischen Pauschalwert und Entfernungspauschale und Hinzurechnung des Ergebnisses zum Praxisgewinn als nichtabzugsfähige Betriebsausgabe

Ein Beispiel dafür: Ein Zahnarzt fährt einen Pkw mit einem Brutto-Listenneupreis in Höhe 60.000 Euro und wohnt 20 km von der eigenen Praxis entfernt.

• 1 Prozent × 12 Monate × 60.000 Euro = 7.200 Euro
• 0,03 Prozent × 12 Monate × 20 km = 4.320 Euro
• 20 km × 230 Arbeitstage × 0,30 € = 1.380 Eur

Insgesamt muss der Zahnarzt hier 10.140 Euro (7.200 Euro + 4.320 Euro – 1.380 Euro) als Einnahme versteuern.

Errechnet sich durch die Ein-Prozent-Regelung ein Wert für die Privatnutzung, der höher als die tatsächlichen Pkw-Kosten liegt, greift die sogenannte Kostendeckelung. Sie bewirkt, dass in diesen Fällen lediglich eine Privatnutzung in Höhe der Pkw-Kosten abzüglich der Entfernungspauschale gegengerechnet wird. Im ungünstigsten Fall werden damit also alle tatsächlichen Pkw-Kosten neutralisiert, aber kein künstlicher Gewinn generiert. Gerade bei Gebrauchtwagen kann die Kostendeckelung greifen, da Gebrauchtwagen in der Regel geringere laufende Kosten produzieren, im Gegenzug aber eine hohe private Nutzungseinnahme bewirken, da es immer auf den Bruttolistenpreis bei der Erstzulassung ankommt. Im Ergebnis verbleibt damit nur die Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer für Fahrten zwischen Wohnung und Praxis als Betriebsausgabe.

Alternativ kann auch ein Fahrtenbuch geführt werden. Anhand dessen lassen sich anschließend die exakten prozentualen Anteile der privaten und betrieblichen Fahrten eines Jahres an der Jahresgesamtfahrleistung ermitteln. Für die Privatnutzung wird ein dem privaten Nutzungsanteil entsprechender Prozentsatz der gesamten Pkw-Kosten als Praxiseinnahme steuerlich erfasst. Im Ergebnis werden somit die Kosten, die rechnerisch auf die Privatfahrten entfallen, nutzungsgerecht aus der Praxis entfernt. Für die Fahrten zwischen Wohnung und Praxis wird wiederum ein Betrag in Höhe der Differenz zwischen den prozentualen Pkw-Kosten entsprechend dem Anteil der Arbeitswege und der Entfernungspauschale zum Praxisgewinn hinzuaddiert.

Ein Beispiel dafür: Von den im letzten Jahr gefahrenen Kilometern eines Zahnarztes entfielen 30 Prozent auf Fahrten zwischen Wohnung und Praxis und zehn Prozent auf Privatfahrten. Insgesamt entstanden Pkw-Kosten in Höhe von 20.000 Euro. Der Zahnarzt wohnt zehn Kilometer von der Praxis entfernt.

• 10 Prozent × 20.000 Euro = 2.000 Euro
• 30 Prozent × 20.000 Euro = 6.000 Euro
• 10 km × 230 Arbeitstage × 0,30 Euro = 690 Euro

Insgesamt muss der Zahnarzt hier 7.310 Euro (2.000 Euro + 6.000 Euro – 690 Euro) als Einnahme versteuern.

Achtung: Das Führen eines Fahrtenbuchs muss sehr gewissenhaft erfolgen, damit es vom Finanzamt auch anerkannt wird. Die Fahrten mit dem Praxis-Pkw müssen vom ersten bis zum letzten Kilometer eines Jahres ohne ergänzende Unterlagen und Erläuterungen nachvollziehbar sein. Schon kleinste Mängel führen bei einer Betriebsprüfung meist zu einer Verwerfung des Fahrtenbuchs und zur Anwendung der Ein-Prozent-Regelung.

Tipp: Die Fahrtenbuchmethode ist in der Regel vorteilhaft, wenn der Pkw fast ausschließlich betrieblich beziehungsweise selten privat genutzt wird, die Pkw-Kosten sehr gering sind oder der Listenpreis des Fahrzeugs sehr hoch ist.

Was tun, wenn beides möglich ist?

Erfolgt die Nutzung des Pkws zwischen 10 bis 50 Prozent der Fahrten für betriebliche Zwecke, stellt sich die Frage, ob es vorteilhafter ist, den Pkw als Praxisvermögen zu behandeln oder ihn im Privatvermögen zu belassen. Ein wichtiger Einflussfaktor ist der Gewinn, der am Ende der Haltedauer beim Verkauf des Fahrzeugs voraussichtlich erzielt wird. Denn dieser ist steuerpflichtig, wenn der Wagen zum Praxisvermögen gehört. Wird der Pkw der Praxis zugeordnet, kann die Ein-Prozent-Regelung nicht angewendet werden. Die Ermittlung des Werts der Privatnutzung erfolgt dann anhand der Fahrtenbuchmethode. Alternativ können auch die Nutzungsanteile für private und betriebliche Fahrten, die mit den anfänglichen Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum ermittelt worden sind, angewendet und die Gesamtkosten in diesem Verhältnis aufgeteilt werden. Nur der entsprechende Anteil der Selbstkosten, der die beruflichen Fahrten betrifft, zuzüglich der Entfernungspauschale mindern endgültig den Praxisgewinn. Bei dieser alternativen Vorgehensweise erspart sich der Zahnarzt zumindest das laufende Führen eines Fahrtenbuchs. Bleibt der Wagen im Privatvermögen können die betrieblichen Fahrten pauschal mit 0,30 Euro je Kilometer angesetzt werden. Für die Fahrten zwischen Wohnung und Praxis gilt dieser Pauschalsatz lediglich für die einfache Entfernung. Bei Dienstfahrten werden die gesamten gefahrenen Kilometer mit 0,30 Euro multipliziert.

Vorteilhafter als dieser Pauschalansatz ist allerdings in vielen Fällen der Ansatz der tatsächlichen Kosten laut einer Kostenaufstellung. Die Fahrten zwischen Wohnung und Praxis werden auch hier wieder mit 0,30 Euro pro Entfernungskilometer angesetzt. Die sonstigen betrieblichen Fahrten werden aber anhand eines Kostenfaktors berücksichtigt, der sich aus der Summe aller Kfz-Kosten (inklusive der Abschreibung) eines Jahres, dividiert durch die gesamte Fahrleistung in Kilometern ergibt. Dieser Kostenfaktor wird dann mit den betrieblich gefahrenen Kilometern multipliziert.

Der große Vorteil, den Pkw im Privatvermögen zu halten, ist, dass der Restwert des Wagens nicht versteuert werden muss, wenn der Wagen nach ein paar Jahren verkauft oder vielleicht an einen Familienangehörigen übergeben wird. Beim Verkauf eines Pkws, der dem Praxisvermögen zugeordnet ist, kommt es zu einem Veräußerungsgewinn, der umso höher wird, je wertbeständiger das Fahrzeug ist. Der Veräußerungsgewinn ermittelt sich hierbei aus der Differenz zwischen dem Verkaufspreis und dem steuerlichen „Buchwert“ (nach sechs Jahren 0 Euro durch die steuerliche Abschreibung) des Wagens. Hat der Pkw also nach sieben Jahren noch einen Wert von beispielsweise 8.000 Euro, müssen die auch als laufender Gewinn der Praxis versteuert werden. Bleibt der Wagen im Privatvermögen, fallen keine Steuern an.

Das ordnungsgemäße Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch kann in vielen Fällen günstiger sein als der pauschale Ansatz der Ein-Prozent-Regelung. Aber es ist auch sehr viel aufwendiger. Um vom Finanzamt anerkannt zu werden, muss das Fahrtenbuch ganz bestimmten inhaltlichen und formalen Anforderungen entsprechen. Für jede berufliche Fahrt sind folgende Angaben notwendig: Datum, Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt, Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchte Geschäftspartner sowie die Reiseroute bei Umwegen.

Für Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Praxis genügen jeweils das Datum und die Kilometerangaben sowie ein kurzer Vermerk, dass es sich um private Fahrten oder Arbeitsweg handelt. Die Fahrten müssen laufend und zeitnah aufgezeichnet werden. Fahrtenbücher sind übrigens im Schreibwarenhandel oder bei Spezialanbietern für bestimmte Berufsgruppen erhältlich.

Auch elektronische Fahrtenbücher wie Apps oder Online-Fahrtenbuch erkennt das Finanzamt an – und zwar unter folgenden Voraussetzungen:

• Die technischen Voraussetzungen für die Führung eines ordnungsgemäßen elektronischen Fahrtenbuchs müssen erfüllt sein.
• Hard- und Software müssen ordnungsgemäß bedient werden.

Nicht ordnungsgemäß sind Loseblattsammlungen oder nachträglich bei der Steuererklärung erstellte Fahrtenbücher. Vorsicht: Das Finanzamt ist hier sehr akribisch und achtet auf jede Unstimmigkeit.

Typische Fallstricke beim Fahrtenbuch sind auch:

• Der Kilometerstand des Fahrzeugs, der auf einer Reparaturrechnung vermerkt ist, weicht von dem Kilometerstand an diesem Tag im Fahrtenbuch ab.
• Die Tankstelle, an der nach Tankbelegen getankt wurde, befindet sich nicht auf der Strecke, die am eingetragenen Datum gefahren wurde.
• Parkquittungen passen vom Ort und der Zeit nicht zu den Einträgen im Fahrtenbuch.
• Es sind Fahrten im Fahrtenbuch eingetragen, obwohl Reisen mit dem Flugzeug oder der Bahn gemäß vorliegenden Belegen erfolgt sind.

Wird der Pkw zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt und das Fahrtenbuch nicht anerkannt, erfolgt die Besteuerung des privaten Nutzungsanteils anhand der Ein-Prozent-Regelung.

Unabhängig von der ertragsteuerlichen Behandlung kann der Zahnarzt seinen Pkw für umsatzsteuerliche Zwecke dem Praxisvermögen zuordnen, um einen Vorsteuerabzug aus dem Anschaffungsvorgang zu erhalten. Voraussetzung hierfür ist eine betriebliche Nutzung von mindestens zehn Prozent, die anhand der bereits dargestellten Aufzeichnungen über einen repräsentativen Zeitraum nachgewiesen werden kann. Aus den laufenden Kfz-Kosten können ebenfalls die Vorsteuerbeträge geltend gemacht werden. Der Vorsteuerabzug beschränkt sich hierbei allgemein auf den Anteil der steuerpflichtigen Umsätze an den Gesamtumsätzen der Praxis.

Wann wird Umsatzsteuer für den Pkw fällig?

Im Gegenzug muss der Zahnarzt für die laufende Privatnutzung des Pkw Umsatzsteuer abführen. Der Wert dieser Privatnutzung kann anhand der bereits für Zwecke der Einkommensteuer eingesetzten Methoden ermittelt werden. Im Fall der Ein-Prozent-Methode ist zur Berücksichtigung der nicht mit Vorsteuer belasteten Kosten wie Kfz-Steuer oder Versicherungen allerdings ein pauschaler Abschlag in Höhe von 20 Prozent zugelassen. Bei der Fahrtenbuchmethode sind die tatsächlichen Kosten ohne Vorsteuer zu eliminieren. Fahrten zwischen Wohnung und Praxis gelten als betrieblich und lösen keine Umsatzbesteuerung aus. Kommt keine dieser Methoden zum Einsatz, bleibt eine sachgerechte Schätzung des privaten Nutzungsanteils anhand geeigneter Unterlagen. Andernfalls wird eine Privatnutzung in Höhe von mindestens 50 Prozent vom Finanzamt unterstellt. Im Fall des Verkaufs oder der Entnahme des Pkws fällt ebenfalls Umsatzsteuer an.

Wird der Pkw nur in Höhe der betrieblichen Nutzung dem Praxisvermögen umsatzsteuerlich zugeordnet, um zumindest anteilig die Vorsteuer aus dem Kaufpreis geltend machen zu können, oder dem Privatvermögen zugewiesen, damit man wenigstens aus den laufenden Kfz-Kosten die Vorsteuerbeträge abziehen kann, entfällt eine Umsatzbesteuerung der Privatnutzung.

Zu den betrieblichen Fahrten zählen auch die Strecken, die zwischen Wohnung und Praxis zurückgelegt werden.

Wer seinen Pkw als Dienstwagen selbst steuerlich geltend machen möchte, muss auch mal zum Taschenrechner greifen.

Franz Kuhner ist Steuerberater und Fachberater für den Heilberufebereich (IFU/ISM gGmbH) für die VPmed Karch und Kuhnert Partnerschaft/Steuerberatungsgesellschaft in Krefeld. Er berät bundesweit Ärzte aller Fachrichtungen, Zahnärzte sowie andere Heilberufe in allen wirtschaftlichen, finanziellen und steuerlichen Fragen.