Wie Sie effiziente Arbeitsabläufe implementieren
Zeit ist Geld. Und die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter ist wertvoll. Ein sinnvoller Einsatz der personellen Ressourcen trägt unmittelbar zum wirtschaftlichen Erfolg Ihrer Praxis bei. Stellen Sie also effiziente Arbeitsabläufe sicher. Wir haben ein paar Ideen vorbereitet, wie Sie zum Beispiel Ihre Warenwirtschaft optimieren können.
Effizienz braucht Teamwork, Vertrauen und die nötigen Werkzeuge. © WoGi – stock.adobe.com
Warum Sie auch mal abgeben müssen
Sie können nicht alles selbst machen. Verabschieden Sie sich von diesem Gedanken! Ein guter Unternehmer weiß, dass es ohne sein Team nicht geht und dass seine Mitarbeiter in bestimmten Bereichen fitter sein müssen als er. Also, geben Sie Verantwortung ab – unter der Prämisse, dass die Mitarbeiter für die übertragenen Aufgaben ausreichend qualifiziert sind. So können Sie ständige Absprachen und Wissensverlust vermeiden.
Mitarbeiterförderung und Motivation
Vertrauen in die Fähigkeiten der Mitarbeiter entsteht aber nicht von heute auf morgen, sondern braucht Zeit. Wenn Sie merken, es fällt Ihnen schwer zu vertrauen, stärken Sie die Kompetenz Ihres Teams, anstatt Aufgaben an sich zu reißen. Schicken Sie Ihre Mitarbeiter zu Fortbildungen, wo sie von Experten Hintergrundinfos erfahren und hilfreiche Kniffe lernen. Motivieren Sie Ihr Team darüber hinaus, sich eigenständig mit ihrem Aufgabenfeld zu beschäftigen und stellen Sie ihm die Hilfsmittel zur Verfügung, die es braucht, um effizient arbeiten zu können.
Beispiel Warenwirtschaft
Betrachten wir einmal das Beispiel der Materialwirtschaft: Ein Aufgabenbereich, der für zahlreiche Abläufe in der Praxis von zentraler Bedeutung ist und oftmals für Praxen eine große Herausforderung darstellt. Fehlt an irgendeiner Stelle Material, gerät alles ins Stocken. Im kontinuierlichen Kreislauf aus Warenbestellung und Lagerverwaltung gibt es gleich mehrere Prozesse, die sich mit den richtigen Tools optimieren lassen.
Virtuelles Lager schafft Übersicht
Zwar muss in der Praxis sicher nicht immer alles digital sein, aber in der Warenwirtschaft ist der Einsatz von Software und Internetportalen durchaus sinnvoll: Ihre Mitarbeiter ersparen sich das mühevolle Anfertigen handgeschriebener Listen, die im Regelfall mehrmals abgeändert werden. Virtuell lassen sich die Lagerbestände sehr viel einfacher überprüfen. Fehler bei der Ermittlung der Bestellmenge werden dadurch bestmöglich minimiert. Ein digitales System speichert zudem wichtige Informationen, wie das Ablaufdatum oder die Chargennummer der Produkte. Das ist nicht zuletzt wichtig für eine MPG-konforme Dokumentation, die Sie im Zweifel vorweisen müssen. Automatische Erinnerungsfunktionen stellen sicher, dass Verfallsdaten regelmäßig kontrolliert werden und keine Nachbestellung übersehen wird.
Online-Angebote zur Materialbestellung nutzen
Ebenso wie das virtuelle Lager bietet die digitale Materialbestellung für Ihre Praxis zahlreiche Vorteile: In erster Linie Flexibilität und Unabhängigkeit vom Depot durch eine weder zeitlich noch persönlich filialgebundene Bestellmöglichkeit. Zusätzlich ermöglicht die Materialbestellung „auf Klick“ eine massive Zeitersparnis für Ihre Mitarbeiter. Das trifft insbesondere auf die Nutzung von Online-Preisvergleichsportalen wie DENTALHELD.de zu. Statt selbst aufwendig zu recherchieren, bei welchem Händler welche Waren am kostengünstigsten eingekauft werden können, zeigen Online-Preisvergleichsportale auf einen Blick die besten Angebote. Preise, Rabatte und Versandkosten werden vorkalkuliert und automatisch verglichen. Eine Transparenz, die der Wirtschaftlichkeit der eigenen Praxis spürbar zugutekommt – Stichwort Kostenkontrolle. Online-Merklisten, die bei DENTALHELD beispielsweise automatisch aus den Produkten der bereits getätigten Bestellungen generiert werden, sparen bei der Folgebestellung darüber hinaus gleich noch doppelt Zeit.
Auch die Anzahl der Paketlieferungen wird bei DENTALHELD bereits während des Bestellvorgangs dargestellt. So kann diese bewusst gering gehalten werden. Das wiederum steigert die Effizienz des Wareneingangs in der Praxis. Schließlich bedeuten viele Pakete mehr Zeit fürs Auspacken sowie mehr Verpackungsmüll, viele Einzelrechnungen mehr Dokumente zum Abheften.
Es geht nur gemeinsam
Mit wenigen Klicks ist heutzutage viel getan in Sachen Effizienzsteigerung. Jedoch nur, wenn alle in der Praxis mitziehen. Versuchen Sie deshalb mit Ihren Mitarbeitern gemeinsam den idealen Prozess zu gestalten, legen Sie das nötige Fundament dafür und motivieren Sie das Team, das Beste aus sich selbst herauszuholen. So schenken Sie dem Praxisteam und sich selbst spürbar mehr Zeit zurück. Und Zeit ist im heutigen, oftmals stressigen Praxisalltag ein wertvolles Gut. Ihre Mitarbeiter und natürlich auch Patienten werden es Ihnen danken.
